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Produttori, operatori logistici e distributori hanno definito le procedure e le piattaforme informatiche per ottemperare alla normativa europea sulla tracciabilità degli alimenti, in vigore dal primo gennaio 2005. Gli standard sono stati presentati in occasione del convegno Ailog, lo scorso 10 settembre a Milano. Ado Sattanino
In virtù del nuovo regolamento CE 178/2002 sulla sicurezza alimentare, dal primo gennaio 2005 tutte le aziende del settore dovranno riorganizzare la propria supply chain per introdurre, dove non ancora presenti, quelle soluzioni organizzative e informatiche necessarie a identificare ogni singolo lotto.
Ailog (Associazione Italiana di Logistica e Supply Chain) sta da tempo svolgendo con impegno un serio lavoro di affiancamento a produttori, operatori logistici e distributori del comparto alimentare, aiutadoli a individuare gli strumenti idonei per ottemperare alla normativa; si confronti, a questo proposito, l’articolo pubblicato sul numero 6/04 di ItaliaImballaggio (a pag. 83).
La novità, illustrata nel corso dell’ultimo incontro organizzato da Ailog a Milano il 10 settembre scorso, riguarda la definizione delle procedure e delle piattaforme informatiche, atte a garantire la corretta rintracciabilità dei prodotti alimentari.
Un confronto articolato - Al tavolo dei relatori si sono susseguiti il Presidente di Ailog Domenico Netti (Lavazza), Carlo Andreoli (IBM Italia), Stefano Bergamin (Indicod-ECR), Pietro Pedone (Achieveglobal), Raffaella Parena (Parena), Andrea Fossa (Hermes), Enrico Zonta (FMG) e infine Tullo Mosele (MBM Italia).
Donatella Rampinelli (Campari Italia, vice presidente Ailog) ha invece moderato una tavola rotonda cui hanno partecipato Alessandro Bertuccelli (Carapelli), Rolando Toto Brocchi (CRAI), Giorgio Maggiali (Number 1 Logistics Group), Luca Maggioni (Unilever) e Vittorio Zambrini (Galbani).
Non potendo, in poche pagine, dare conto di tutti i contributi al dibattito, abbiamo puntato l’attenzione sui due argomenti precisi: i risultati del lavoro svolto dai gruppi pilota e la situazione generale in Italia, a poche settimane dall’entrata in vigore della 178/2002. In un breve glossario, inoltre, il lettore toverà le sigle e le espressioni tecniche impiegate in quest’articolo, che speriamo possa essere d’ausilio a una migliore comprensione.
Rimandiamo invece al box per una lettura più dettagliata della piattaforma elaborata da Indicod-ECR, destinata a diventare lo standard di tutto il comparto.
L’esperienza dei gruppi pilota
Pietro Pedone e Andrea Fossa, entrambi consiglieri Ailog, hanno illustrato i risultati raggiunti da due gruppi pilota, organizzati dall’associazione nelle filiere dei prodotti alimentari secchi e freschi.
Prima di entrare nel merito del lavoro svolto, i relatori hanno posto l’accento su un concetto cardine: l’adeguamento alla 178/2002 è certo una ghiotta opportunità per quelle imprese che vogliono razionalizzare i flussi di lavoro e tutelare al meglio la qualità dei loro prodotti; tuttavia, non tutte le aziende hanno i mezzi per lanciarsi in investimenti ingenti e modificare il proprio modo di lavorare.
Perciò, nel delineare e testare le linee-guida valide per il comparto, i due gruppi hanno puntato su soluzioni aperte e graduali, in grado di soddisfare esigenze molto diversificate: un livello base, necessario per non incorrere nelle sanzioni, uno intermedio, per minimizzare le perdite in caso di non-conformità dei prodotti e loro ritiro dal mercato, e uno avanzato, per chi voglia ridisegnare con efficienza le procedure all’interno dell’azienda e gli scambi con fornitori e clienti.
Prodotti secchi - Al progetto pilota sui “secchi”, coordinato da Pietro Pedone, hanno partecipato Barilla, Lavazza e Star (produttori), Number 1 e Parena (operatori logistici), Crai, Nordiconad e Sisa (distributori). Il gruppo di lavoro ha affrontato non solo i casi più semplici (unità logistiche mono-prodotto e mono-lotto) ma anche i più complessi (unità logistiche pluri-prodotto e pluri-lotto), giungendo alle seguenti raccomandazioni: identificazione univoca con le tecnologie Global Standard EAN-UCC tramite GTIN, GLN, lotto e SSCC; lettura e registrazione dati EAN/UPC e UCC/EAN-128 con cattura automatica; gestione dei legami EDP tramite i sistemi informatici aziendali in uso; comunicazione di filiera EDI con Eancom/XML.
Prodotti freschi - Andrea Fossa, responsabile del gruppo “freschi”, ha ricordato le caratteristiche peculiari di questo segmento, che lo rendono particolarmente difficile da gestire: temperatura controllata lungo tutta la filiera; tempi di consegna molto rapidi per assicurare la massima shelf life residua; possibile porzionamento del prodotto presso terzi o punti vendita; variabilità del numero dei fornitori (spesso locali) e della loro capacità operativa; consegne dirette al punto vendita; ritiro ed eliminazione dei prodotti a scaffale (per raggiunta scadenza) molto frequente; soprattutto, identificazione dei prodotti (il 99%) mediante data di scadenza.
Il gruppo di lavoro, costituito da Mila e Argiolas (produttori), FMG (operatore logistico), Alì e Conad (distributori), ha tenuto conto di queste criticità e ha definito procedure analoghe a quelle già illustrate per i prodotti secchi (seppur con qualche differenza, come la preferenza della data di scadenza al posto del codice lotto).
Quindi ha effettuato alcune simulazioni mettendo alla prova le regole adottate: a due diversi tentativi di richiamo della merce dallo scaffale, l’operazione si è conclusa la prima volta in 2h e 03’, la seconda in 7h e 39’, segno che errori anche minimi (un impiegato non reperibile alla propria scrivania, uno spazio non rispettato nella scrittura di un codice) possono più che triplicare i tempi di risposta.
Il conto alla rovescia
I buoni risultati conseguiti in tempi brevi dai gruppi pilota e da Indicod-ECR (di cui parliamo nel box) dimostrano che, se la questione della tracciabilità fosse solamente “tecnica”, pochi mesi di lavoro potrebbero essere sufficienti ad adottare procedure conformi alla nuova direttiva, con uno standard capace di far dialogare i sistemi esistenti, facile da usare ed efficace nel garantire un richiamo rapido e preciso della merce a scaffale.
Gli elementi di preoccupazione sono invece altri, e non si tratta solo del silenzio del Governo, che a metà settembre non aveva ancora preparato le Linee Guida per l’applicazione della normativa, o dell’incognita costituita dalle Regioni, che dovranno farsi carico di organizzare, in tempi molto brevi, le apposite strutture di controllo.
Ultima chiamata - Tullo Mosele, consigliere Ailog, ha osservato come la definizione di uno standard di rintracciabilità sia inutile se, a monte, manca un sistema d’indicizzazione dei beni prodotti: colmare una lacuna di questo genere non richiede poche settimane bensì parecchi mesi, e in Italia sono ancora tante le piccole aziende prive di sistemi informatici, o che li adottano soltanto per la gestione amministrativa.
Le loro dimensioni ridotte, peraltro, non devono costituire un alibi: le imprese familiari possono infatti unirsi in associazioni e consorzi, su base locale, per utilizzare sistemi di rintracciabilità per così dire “collettivi”, un’ipotesi che - va ricordato - la normativa europea non esclude.
A impensierire Mosele è soprattutto la mancanza di consapevolezza da parte di una minoranza non trascurabile di piccoli imprenditori: nonostante i numerosi incontri organizzati da Ailog nelle diverse regioni d’Italia, molti operatori non conoscono ancora la normativa o, peggio, credono che le novità siano solo di facciata e non di sostanza.
L’auspicio, espresso con garbata fermezza anche dal presidente Netti, è che tutte le aziende italiane del settore alimentare affrontino la questione a viso aperto, per evitare il rischio di una progressiva emarginazione sul mercato. Inoltre, non dimentichiamo che il nostro Paese si è battuto con determinazione per ospitare, a Parma, la sede dell’Autorità sulla Sicurezza Alimentare, e tutti, adesso, dobbiamo dimostrare con i fatti che quella scelta non è stata inopportuna.
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Tracking, time’s running out
Producers, logistics operators and distributors have finalised the procedures and IT platforms to comply with the European standards on food tracking, coming into effect on 1st January 2005. These standards were recently presented during the Ailog meeting on 10th September in Milan. Ado Sattanino
In the light of the new EC rules 178/2002 concerning food safety, as of 1st January, 2005 all companies operating in this sector must re-organise their supply chain (if they haven’t already done so) to introduce the necessary organisation and IT structures in order to identify each and every lot.
Ailog (the Italian Association of Logistics and Supply Chains) has put a lot of time and effort into flanking producers, logistics operators and distributors in the food sector, helping them identify the right tools to meet the new standards; see the article published in ItaliaImballaggio issue 6/04 (page 83).
The latest development, illustrated by Ailog at the last meeting in Milan on 10th September, concerns the definition of the procedures and IT platforms capable of guaranteeing correct tracing of food products.
A complex comparison - The speakers following the opening words by the Chairman of Ailog, Domenico Netti (Lavazza), were Carlo Andreoli (IBM Italia), Stefano Bergamin (Indicod-ECR), Pietro Pedone (Achieveglobal), Raffaella Parena (Parena), Andrea Fossa (Hermes), Enrico Zonta (FMG) and finally Tullo Mosele (MBM Italia). Donatella Rampinelli (Campari Italia and Vice-President of Ailog) chaired the meeting, also attended by Alessandro Bertuccelli (Carapelli), Rolando Toto Brocchi (CRAI), Giorgio Maggiali (Number 1 Logistics Group), Luca Maggioni (Unilever) and Vittorio Zambrini (Galbani). Since it’s impossible to report all the contributions during the debate in these few pages, we’ve decided to concentrate on two clear topics: the results of the work carried out by pilot groups and the general situation in Italy, just a few weeks before the coming into force of EC rules 178/2002. Finally a short glossary below lets the reader find the technical expressions and abbreviations used in this article, as an aid to understanding.
The box provides details of the platform developed by Indicod-ECR, due to become the standard for the entire sector.
The experience of the pilot groups
Pietro Pedone and Andrea Fossa, both Ailog board directors, presented the results of two pilot groups organised by the Association in the dry and fresh food chains.
Before looking in detail at the work done, the speakers stressed a key concept: the need to comply with 178/2002 is definitely a brilliant chance for companies wishing to rationalise their work flows and further safeguard the quality of their products; even so, not all companies have the means available for massive investments and to change their way of working. Therefore, when drafting and testing valid guidelines for this sector, the two groups have gone for open, gradual solutions capable of meeting a wide range of different needs: a basic level needed to avoid the risk of sanctions, an intermediate one to minimise losses in the event of product non conformity an subsequent market recalls, and an advanced one for those wishing to redraw efficiently their inhouse procedures and alter their relations with suppliers and customers.
Dry products - The companies taking part in the “dry” pilot project coordinated by Pietro Pedone were Barilla, Lavazza and Star (producers), Number 1 and Parena (logistics operators), Crai, Nordiconad and Sisa (distributors). The work group discussed not just the simplest cases (single product and single lot logistical units), but also the more complex ones (multiple product and multiple logistical units), reaching the following recommendations: unequivocal identification thanks to Global Standard EAN-UCC technologies via GTIN, GLN, lot and SSCC; reading and recording of EAN/UPC and UCC/EAN-128 data with automatic capture; management of the EDP links using existing company IT systems; EDI - Eancom/XML industry communication.
Fresh products - Andrea Fossa, head of the “fresh” group ran through the special characteristics of this segment that make it so difficult to manage: controlled temperatures throughout the chain; very fast delivery times to guarantee max residual shelf life; possible portioning of the product c/o third parties or the sales outlet; variability in the number of suppliers (often local) and their work capacity; deliveries direct to the retail outlet; very frequent withdrawal and elimination of products on the shelf (past their best-by date); and especially product identification (99%) via the best-by date.
The work group, consisting of Mila and Argiolas (producers), FMG (logistics operator), Alì and Conad (distributors), took all these critical aspects into consideration and drew up procedures like those for the dry products (though with a few differences, such as the preference for the best-by date rather than the lot code). It then ran a few simulations to try out the new rules: with two attempts to withdraw products from the shelf, the operation took 2 hours 3 minutes, the second 7 hours 39 minutes, showing that even minor errors (a member of staff not at his desk, a space ignored when writing a code) can triple the response time or even worse.
Countdown
The good results obtained in just a short period by the pilot groups and by Indicod-ECR (see box) show that, if the question of traceability were merely a “technical” problem, just a few months of work would be enough to adopt procedures compliant with the new directive, thanks to an easy to use standard capable of making the existing systems communicate with each other, a standard that guarantee fast accurate recalls of products on the shelf.
However, other aspects are worrying, not the least the Italian Government’s silence (half way through September it had yet to prepare the Guidelines for the application of the standards) and the unknown quantity set up by the Regions who are responsible for organising the control structures in a very short space of time.
Last call - Tullo Mosele, Ailog board director, commented on how the introduction of a traceability standard is pointless if there is no indexing system for the goods produced: to fill a gap of this magnitude takes more than just a few weeks, but rather months, and there are many small companies in Italy that are still not computerised or have only adopted computers for administrative matters only.
Their small size, however, must not be used as an alibi: in fact, family businesses can join together to become associations and consortia on a local basis to use the so-called “collective” traceability systems.
This is not excluded by the European standards it should be noted.
What worries Mosele, however, is the lack of awareness in a significant minority of small entrepreneurs: despite the many meetings organised by Ailog in the various regions of Italy, many operators still don’t know about the standards or, worse still, believe that the new rules are simply for appearances’ sake and not of real substance.
The hope, also expressed strongly in fine words by the President, Netti, is that all Italian businesses in the food sector will face this issue honestly, to avoid the risk of becoming gradually squeezed out of the market. Moreover, it shouldn’t be forgotten that Italy has fought to host the Food Safety Authority in Parma and so now we must all demonstrate by our deeds that Parma was not a regrettable choice.
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Breve glossario
A monte (upstream) - L’area a monte corrisponde alla prima parte di una supply chain, incluse le procedure legate a materie prime, ingredienti, confezionamento, e tutti i fornitori intermedi fino al momento in cui le merci raggiungono l’azienda produttrice.
A valle (downstream) - L’area a valle copre la parte finale della filiera partendo dal produttore del prodotto finale. Comprende i co-packer, i fornitori di servizi logistici, i centri di distribuzione e si conclude al punto vendita.
Codice lotto (batch number, lot number) - Numero assegnato a un preciso lotto di produzione. Esso collega il prodotto a tutte le informazioni rilevanti relative alla produzione.
Desadv (despatch advice) - Avviso di spedizione: messaggio Eancom® che fornisce informazioni sulla spedizione delle merci (quantità, tempi, ecc.) alle condizioni concordate fra i partner.
EDI (electronic data interchange) - Scambio di dati strutturati nei formati standard mediante mezzi elettronici tra applicazioni informatiche di diversi operatori.
Etichetta logistica EAN/UCC - Standard per l’etichettatura di pallet con un numero di serie univoco (SSCC) e altre informazioni standardizzate, avvalendosi della simbologia per codice a barre UCC/EAN-128.
GTIN (global trade identification number) - Struttura di numrazione applicata per tutti gli identificatori di articoli commerciali EAN/UCC. Un GTIN può utilizzare la struttura di numerazione standard EAN/UCC-8, UCC-12, EAN/UCC-13 oppure EAN/UCC-14.
Lotto (batch, lot) - Identifica prodotti/articoli che sono stati sottoposti ai medesimi processi di lavorazione.
Pallet misto - Si compone di più prodotti diversi, derivanti da lotti differenti (identificati con GTIN e codice lotto diversi).
Pallet mono-lotto - Si compone di più prodotti identici provenienti dallo stesso lotto (identificato con lo stesso GTIN e codice lotto).
Pallet multi-lotto - Si compone di prodotti identici provenienti da almeno due differenti lotti, identificati con lo stesso GTIN ma con codici lotto diversi.
SSCC (serial shipping container code) -Numero EAN/UCC composto da 18 caratteri per l’identificazione univoca di una unità logistica. Si configura come simbologia a codice a barre UCC/EAN-128.
UCC/EAN-128 - Standard internazionale EAN/UCC per il codice a barre.
Unità commerciale - Qualsiasi unità che può essere prezzata oppure ordinata o fatturata in un punto qualsiasi della supply chain e per la quale sussiste la necessità di recuperare informazioni predefinite.
Unità logistica - Unità composta da qualsiasi tipologia di prodotto creata in vista del trasporto e/o immagazzinamento e che costituisce unità di spedizione da un operatore all’altro.
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Short glossary
Batch number, lot number - The number given to a precise production batch. It connects the product to all the relevant production information.
Batch, lot - This identifies the products/items subjected to the same type of processing.
Commercial unit - Any unit that can be priced, ordered or invoiced at any point in the supply chain and for which there is the need to get predetermined information.
Desadv (despatch advice) - An Eancom® message that provides all the information on the shipping of the goods (quantity, times, etc.) on the conditions agreed between the partners.
Downstream - The downstream area is the final part of the chain, starting from the producer of the end product. It includes co-packers, suppliers of logistics services, distribution centres and ends with the retail outlet.
EAN/UCC logistics labeling - The standard for pallet labeling, with an unequivocal series number (SSCC) and other standardised information, using UCC/EAN-128 bar code symbols.
EDI (electronic data interchange) - An exchange of data structured using the standard formats by electronic means between the IT applications of the various operators.
GTIN (global trade identification number) - An applied numbering system for all EAN/UCC commercial item identification codes. A GTIN can use the EAN/UCC-8, UCC-12, EAN/UCC-13 or EAN/UCC-14 standard numbering systems.
Logistical unit - A unit consisting of any type of product created for shipping and/or storage and forming a shipping unit from one operator to another.
Mixed pallet - A pallet with several different products from different lots (identified with different GTINs and lot codes).
Multi-lot pallet - A pallet with several identical products coming from at least two different lots (identified using the same GTIN but different lot codes).
Single-lot pallet - A pallet with several identical products coming from the same lot (identified using the same GTIN and lot code).
SSCC (serial shipping container code) - An EAN/UCC number with 18 characters for unequivocal identification of a logistical unit. Uses UCC/EAN-128 bar code symbols.
UCC/EAN-128 - The international EAN/UCC bar code standard.
Upstream - The upstream area is the first part of a supply chain, including the procedures concerning raw materials, ingredients, packing and all the intermediate suppliers (vendors) up until the point that the goods reach the producing company.
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Lo standard Indicod
Le aziende italiane associate a Indicod-ECR (30.000 produttori e 45 distributori del settore alimentare, un campione molto rappresentativo del mercato) hanno elaborato una piattaforma condivisa per la gestione dei sistemi di rintracciabilità nei rapporti industria-distribuzione per i prodotti confezionati, con l’obiettivo di adottare un approccio unico che eviti il proliferare di sistemi proprietari non comunicanti fra loro.
La piattaforma consente di rintracciare uno specifico lotto di prodotto attraverso le “orme” lasciate nella filiera dalle unità logistiche con cui il prodotto stesso viene trasferito e immagazzinato. La raccomandazione, perciò, è quella di favorire la movimentazione di unità logistiche mono-lotto; inoltre, le quantità ordinate devono avvicinarsi ad unità pari al pallet intero o al sottomultiplo di pallet (ossia uno strato completo) e devono altresì essere limitati i casi di riconfigurazione delle unità logistiche.
• La piattaforma condivisa è fondata sull’adozione degli standard EAN/UCC a livello di identificazione dell’unità commerciale (imballo) e dell’unità logistica (pallet). Per l’unità commerciale è fondamentale l’identificazione univoca tramite GTIN con le simbologie EAN-13, ITF-14, UCC/EAN-128, nel rispetto delle specifiche applicazioni. Nel rapporto di consegna da produttore a centro di redistribuzione della merce, il set di informazioni da inserire nel flusso combinato “etichetta unità logistica”/“documento di consegna” è stato definito come segue: SSCC, GTIN, quantità, codice lotto, data di scadenza. L’unità logistica, d’altro canto, dovrà prevedere una etichetta da apporre nel rispetto delle indicazioni UCC/EAN-128 e contenere le informazioni prima citate secondo il seguente schema: SSCC, GTIN, quantità, lotto, data scadenza (per le unità logistiche mono-prodotto e mono-lotto); SSCC, GTIN, quantità (per le unità logistiche mono-prodotto e pluri-lotto).
Nel caso di unità logistiche pluri-prodotto e pluri-lotto, l’apposizione dell’etichetta logistica è facoltativa (anche se raccomandata) in coerenza con le indicazioni europee; se è presente, contiene solo il codice SSCC.
• La piattaforma prevede inoltre una procedura condivisa per la gestione delle non conformità, in termini di rintracciabilità del prodotto ed eventuale informativa alle autorità di controllo. La segnalazione di non conformità, rilevata sull’unità consumatore, deve essere rimessa subito al produttore, il quale segnalerà ad ogni primo anello a valle gli elementi utili per individuare la merce: SSCC, GTIN, lotto e coordinate della consegna.
Ogni anello successivo utilizzerà questo schema di identificazione dei flussi in entrata per individuare gli ulteriori destinatari dell’attività di redistribuzione e segnalare loro l’invio di prodotto non conforme. In tutti i casi il punto vendita fa affidamento su una segnalazione di non conformità proveniente dal primo anello a monte, e ricerca visivamente su scaffale e in riserva il prodotto/lotto segnalato.
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The Indicod standard
The Italian companies belonging to Indicod-ECR (30,000 producers and 45 distributors in the food sector: a highly representative slice of the market) have developed a shared platform for the management of tracing systems as part of their industry/distribution relations for packed products, the aim being to adopt a single approach to avoid the risk of lots of different incompatible proprietary systems.
The platform lets one trace a specific product lot by following its “tracks” left in the supply chain from the logistical units that the product is transferred and stored. The idea, therefore, is to favour the movement of single-lot logistical units; moreover, the quantities ordered must be as close as possible to a whole unit or sub-multiples of a pallet (i.e., a complete layer) and instances of reconfiguration of the logistical unit should also be limited.
• The shared platform is based on the adoption of the EAN/UCC standards for identification of the commercial unit (pack) and the logistical unit (pallet). Unequivocal identification using GTINs and EAN-13, ITF-14 and UCC/EAN-128 symbols to suit the specific applications is crucial for the commercial unit. In the delivery note from the producer of the goods to the re-distribution centre, the required data to be added to the combined “logistical unit label”/“delivery advice” flow has been defined as: SSCC, GTIN, quantity, batch code, best-by date.
Then again, the logistical unit must use a label that can be applied in compliance with UCC/EAN-128 rules and contain the information above in the following order: SSCC, GTIN, quantity, batch, best-by date (for single-product and single-lot logistical units); SSCC, GTIN, quantity (for single-product and multiple-lot logistical units). In the case of multiple-product and multiple-lot logistical units, the logistical label is optional (though recommended) in line with European rules; if present, it only contains the SSCC code.
• The platform also includes a shared procedure for handling non conformity, in terms of product traceability and the need to advise the control authorities.
Any non conformity found in the consumer unit must immediately be reported to the producer, who then warns every link in the chain downstream providing them with the information needed to identify the goods: SSCC, GTIN, batch and delivery coordinates.
Each link after the producer will use this same incoming flow identification scheme to identify any further re-distributors and to warn them that a non conforming product has been sent to them. In any case, the retail outlet counts on receiving a non conformity warning from the link in chain immediately above it and will then physically search the shop shelves and stores for the product/batch in question.
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