L’interlocutore giusto

Fare affari nel Paese di Mezzo gestendo con efficacia i rapporti con rappresentanti, clienti, fornitori e collaboratori. ItaliaImballaggio propone una serie di informazioni e analisi - elaborate da Alessandro Zaccarini, esperto in relazioni d’affari italo-cinesi - sulle principali tattiche di negoziazione e i modi della relazione tipici di imprenditori e manager “locali”. Con i relativi consigli su come affrontare al meglio le trattative. Come anticipato sul numero di giugno, l’intervento di questo mese intende mettere a fuoco le opacità della struttura e della suddivisione di responsabilità tipiche delle imprese cinesi.

Primo: capire
Decifrare gli organigrammi e l'organizzazione delle strutture aziendali cinesi è, per uno straniero, impresa ardua.
I titoli usati sugli immancabili biglietti da visita sono, per esempio, di difficile lettura: in genere altisonanti, rimediano in parte alla realtà di uno stipendio non all’altezza, in parte vengono usati come riconoscimento per i successi raccolti. Ne risulta che, in aziende cinesi di qualsiasi grandezza, quasi tutti sono “manager”: general manager, vice generale manager, department manager e così via… Ma per sgombrare subito il campo da possibili fraintendimenti, è necessario tener presente che, in Cina, raramente vengono stilati organigrammi aziendali con l’indicazione precisa delle funzioni delle singole persone.
In questo scenario, lo straniero incontra quindi molte difficoltà a capire con esattezza la posizione del proprio interlocutore all’interno dell’azienda e, soprattutto, il suo potere effettivo. La controparte cinese può così sfruttare la situazione in diversi modi:
• il fornitore occidentale crede di avere nel “purchasing manager” l’interlocutore giusto per avviare una negoziazione finale, dato che in Europa l’acquisto di prodotti viene discusso in genere direttamente con una figura analoga. Dopo estenuanti trattative e dopo aver ormai concesso molto alla controparte con la certezza di essere vicini alla propria bottom line, il fornitore viene informato che il "vero" responsabile del reparto acquisti vuole rinegoziare il tutto;
• analogamente può accadere che, dopo le solite, estenuanti trattative con il reparto acquisti, si venga a sapere che l'ultima parola sul progetto spetta al reparto officina.  
In generale il problema sta nelle strutture organizzative cinesi e nelle linee di reporting, che agli occhi di un europeo risultano davvero poco chiare.
Consideriamo poi che, in Cina, diversi settori con competenze trasversali detengono un potere decisionale di cui è quasi impossibile intuire la portata. Classico è l’esempio dell’ufficio risorse umane: in alcune società cinesi (ma anche giapponesi e coreane) quest'ultimo ha un potere decisionale che non trova riscontro in Europa. Non bisogna meravigliarsi, quindi, se nel bel mezzo di una trattativa per l’acquisto di un macchinario, è proprio il responsabile delle risorse umane a porre più domande di carattere commerciale.

Secondo: parlare a molti
Alla luce dei fatti, agenti e consulenti rivestono un ruolo essenziale ma, ovviamente, se e solo quando siano in grado di  fornire informazioni precise sull’organizzazione interna, sulle reali linee di comando, sulle persone che, al di là del titolo, sono da considerarsi i "soggetti chiave" della controparte. In mancanza di queste informazioni, è consigliabile ampliare il più possibile la propria rete di contatti all’interno dell'organizzazione del cliente.
Si suggerisce quindi di non limitare i contatti per discutere di un progetto ai soli interlocutori abituali: quando si fa visita a un cliente, è infatti opportuno ottenere appuntamenti magari brevissimi, ma con il maggior numero di uffici e responsabili. Obiettivo primo: farsi conoscere all’interno dell'organizzazione, verificando al contempo il parere sul progetto in corso di quante più persone possibili.
A questo proposito, si suggerisce di non avvalersi di agenti o consulenti che insistono nello stabilire un contatto con un numero ristretto di interlocutori… Potreb­be darsi che lo facciano non tanto perché questi interlocutori siano effettivamente personaggi chiave, ma perché sono gli unici con cui i mediatori hanno una certa confidenza e riescono quindi a organizzare incontri con una certa facilità. Meglio insistere, dunque, perché alle riunioni partecipino i responsabili di molti uffici.
E se anche vi sentite a vostro agio per il fatto di comunicare direttamente con un interlocutore senza la mediazione di colleghi cinesi, agenti o consulenti esterni, evitate di tenere i contatti solo con quanti parlano inglese: spesso, i "veri" responsabili - i soggetti chiave - non lo parlano, e questo è un dato ricorrente tanto nelle aziende prettamente cinesi quanto nelle società a partecipazione straniera.                                    

CONTATTI: [email protected]
Alessandro Zaccarini classe ‘69, milanese di nascita, vive da oltre dieci anni a Pechino, dove collabora con imprese locali e straniere come manager “a tempo” e consulente in materia di rapporti di lavoro. Laureato in ingegneria meccanica al Politecnico di Milano, con specializzazione in ingegneria automobilistica all'Università di Stoccarda, ha studiato Storia dell’economia cinese presso l’Università di Cambridge (UK) e la Peking University. Dopo gli studi ha lavorato, inizialmente come PM e poi come general manager  in alcune grandi imprese dei settori automotive, chimico, meccanico e delle macchine per il confezionamento, di stanza in Germania e quindi in Corea del Sud e Giappone (per 4 anni) e, dal ‘03, in Cina. Oltre all’italiano, parla e scrive correntemente tedesco, inglese e cinese.

 Prossimamente: Come affrontare la contrattazione, dopo l'ulteriore messa in discussione di punti e condizioni su cui si era trovato un accordo.