Fare e disfare... e arrivare (alla meta)
Pianeta Cina: come e perché ci si trova spesso a ridiscutere punti e condizioni sui cui, in apparenza, era già stato trovato un accordo. III puntata del servizio a cura di Alessandro Zaccarini.
Nota. Fare affari nel Paese di Mezzo, gestendo con efficacia i rapporti con rappresentanti, clienti, fornitori e collaboratori.
ItaliaImballaggio propone una serie di informazioni e analisi (elaborate da Alessandro Zaccarini, esperto in relazioni d’affari italo-cinesi) sulle principali tattiche di negoziazione e i modi della relazione tipici di imprenditori e manager “locali”. Con i relativi consigli su come affrontare al meglio le trattative.
A confronto con l'Europa, le contrattazioni in Cina si protraggono a lungo. Questo deriva da un preciso atteggiamento culturale, di cui è assolutamente necessario tener conto: in Cina si cerca sempre infatti di prendere decisioni condivise dal maggior numero di persone, così da mantenere una buona armonia all'interno di un gruppo. Evitando poi di prendere decisioni unilaterali, non si rischia di essere additati come i responsabili di una scelta non ottimale.
Le richieste e le pretese
Di seguito alcune delle situazioni più comuni, in cui un fornitore si può venire a trovare.
a) Il fornitore viene invitato più volte in Cina per riunioni commerciali e, ogni volta, vengono discussi gli stessi punti trattati in precedenza, di solito con interlocutori diversi. Uffici tecnici di cui si ignorava l'esistenza mostrano un improvviso interesse al progetto e vogliono discuterne i dettagli.
b) Accordi già presi, siglati da contratti o con impegni scritti, vengono improvvisamente rimessi in discussione o non rispettati e il fornitore è costretto a rinegoziarli.
c) Il fornitore viene invitato a riunioni tecniche, cui partecipa un numero elevato di persone (l'intero staff tecnico del cliente) e gli viene richiesto di fornire “su due piedi”, in una sorta di lezione di tipo universitario, un training sulle caratteristiche principali del prodotto in vendita. Alla discussione del progetto vero e proprio viene lasciato pochissimo tempo.
d) Al fornitore viene chiesto con urgenza di consegnare una certa documentazione o fornire un'informazione ulteriore entro una scadenza ravvicinata, definita “improrogabile” e il cui mancato rispetto avrà riflessi negativi sul progetto. Nella fretta, senza il tempo per approfondire i dettagli e volendo a ogni costo rispettare la scadenza segnalata, il fornitore fornisce informazioni poco accurate oppure accetta condizioni sfavorevoli.
I passi da compiere
Anzitutto è necessario tenere a mente che, anche se i cinesi sono abituati a contrattazioni protratte nel tempo, essi sanno invece bene quanto gli europei apprezzino comportamenti e processi che tengano conto del valore economico del “fattore tempo”.
È tuttavia altamente sconsigliato opporsi alle situazioni evidenziate poc'anzi, rifiutandosi magari di ridiscutere argomenti già trattati o mostrando fastidio per richieste inaspettate e forzate (come quella di un training non retribuito o del rispetto di una inutile scadenza molto ravvicinata...).
Suggeriamo invece di prepararsi in anticipo, prevedendo la possibilità che si verifichino tali situazioni: la richiesta di ridiscutere punti dati per ampiamente chiariti non deve essere respinta solo sulla base del fatto che sia già stato trovato un accordo, o che i dirigenti delle due società abbiano firmato una dichiarazione scritta.
Un accordo è un accordo?
È necessario ricordare che i cinesi - analogamente a giapponesi e coreani - ritengono vincolante un contratto solo se le condizioni in cui è stato sottoscritto sono ancora valide. Se, per esempio, un anno dopo la firma con un certo fornitore, una società diversa presenta una proposta ritenuta più interessante, la società cinese la considera un cambiamento delle condizioni pre-esistenti; alla luce delle nuove circostanze, si sente quindi autorizzato a considerare il contratto quanto meno rinegoziabile.
L'utilità di un accordo scritto e firmato non sta tanto nella possibilità di vincolare il cliente, ma nel far sì che gli accordi presi con determinate persone all'interno dell'azienda siano facilmente reperibili, preservabili e quindi all'occorrenza attribuibili se, come spesso accade, cambiano gli interlocutori. Il vincolo a rispettare certe decisioni deriva non tanto dall'aver stilato degli accordi, ma dalla capacità di mantenere una relazione tale per cui risulti conveniente a entrambi continuare a rispettare gli accordi presi.
L'insistenza a discutere certi punti più in dettaglio e più volte, o il forzare il fornitore a condurre un training con qualche scusa, devono essere interpretati quanto meno come un segno di interesse. In un momento successivo della contrattazione, l'aver offerto una serie di training tecnici a un certo numero di reparti, potrà essere per esempio usato come un'arma per dimostrare di aver già sostenuto sacrifici.
Molte delle scadenze indicate possono e devono essere discusse come qualsiasi altro punto del progetto. Così come il cliente pone scadenze arbitrarie per obbligare il fornitore ad affrettare decisioni e ad accettare condizioni poco favorevoli, così il fornitore può riferirsi alla necessità di ridiscutere la cosa con i propri superiori in Italia e con la necessità di rispettare regole interne alla società che prevedono un certo iter per prendere determinate decisioni.
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