Relazioni … non pericolose

Fare affari nel Paese di Mezzo, gestendo con efficacia i rapporti con rappresentanti, clienti, fornitori e collaboratori. ItaliaImballaggio propone una serie di informazioni e analisi (elaborate da Alessandro Zaccarini, esperto in relazioni d’affari italo-cinesi) sulle principali tattiche di negoziazione e i modi della relazione tipici di imprenditori e manager “locali”. Con i relativi consigli su come affrontare al meglio le trattative. Questo mese: l'importanza dei rapporti personali.

In Cina si fanno affari non tra due ditte o tra due organizzazioni, ma tra persone. Di certo, la reputazione di una società, specialmente se straniera, è presa in seria considerazione e può essere il motivo dei primi contatti. La qualità del prodotto, la sua sofisticazione tecnica sono altrettanti elementi di interesse ma, alla fine, le decisioni relative ad acquisti di un certo rilievo (e comprare prodotti o macchine dall'estero rientra sempre in questa categoria) vengono prese in virtù della qualità della relazione che si instaura tra le persone coinvolte.

Dall'apparenza alla sostanza
Ancora una volta, prendiamo in esame le situazioni più comuni.
a)    Ogni volta che una delegazione italiana visita il cliente in Cina, vengono organizzate cene imponenti, a cui sono in genere invitati anche i politici locali e dove i propositi di collaborazione vengono sottolineati più volte, tra un brindisi e l'altro.
b)    Il cliente cinese insiste perché il fornitore italiano prolunghi il soggiorno e si fa carico di organizzare visite ai luoghi più panoramici o rappresentativi della regione.
Gli uomini d'affari occidentali sono spesso presi in contropiede dalle attenzioni e dagli atteggiamenti estremamente amichevoli e non sanno proprio come comportarsi: accettare o no? Cosa aspettarsi da momenti di convivialità così “spinta”, molto rari in Occidente? Le società americane, che in genere hanno  guidelines rigide circa il comportamento da tenere durante una visita commerciale - così da non dare adito ad alcuna possibilità di corruzione - sono spesso in difficoltà ad accettare inviti a cene molto sontuose e, più ancora, a momenti di relax: in fondo, si è in Cina per discutere di affari... Non di rado nascono quindi fraintendimenti.

Il fornitore, lusingato dalle attenzioni, pensa infatti di aver fatto breccia nel team cinese e crede di essere riuscito a instaurare relazioni di vera amicizia con la controparte cinese, spesso sopravvalutando in modo grossolano il proprio fascino e la conoscenza della realtà cinese. È necessario quindi tenere a mente che comportarsi da padroni di casa, attenti alle esigenze dell'ospite specialmente straniero, rientra nella cultura e nella  mentalità cinese. L'invito a visitare i luoghi turistici o di interesse storico di una certa località viene visto come un dovere nei confronti dell'ospite che viene da lontano. Come anticipato, l'enfasi sulla costruzione di relazioni personali fa sì che l'organizzazione di una serata ricca di eventi e che spesso si protrae fino a notte fonda (da una cena prelibata in un ristorante si passa a una discoteca o a un karaoke...) sia vista come momento integrante del rapporto con un partner di affari. Ed è proprio così che bisogna intendere queste attività; il consiglio è quindi di accettare sempre questi inviti, così come si accettano quelli a una riunione di lavoro. È necessario capire che ricevere questo tipo di inviti è un segnale chiaro: il cliente è sinceramente intenzionato a lavorare insieme al fornitore. Se così non fosse, l'operatore cinese lascerebbe la relazione confinata all'orario di lavoro e alle riunioni in azienda.
Una volta accettati gli inviti, ci si può sempre rifiutare (con garbo e con i dovuti modi, ovviamente) di bere fino al tracollo o di cantare il repertorio completo di Michael Jackson al karaoke; tuttavia prender parte a queste attività è un segno positivo, che aiuta a creare l'atmosfera giusta e a far sì che il cliente cinese riesca a costruire quei rapporti umani con i rappresentati del fornitore a cui tiene in sommo grado.  

Non tutto è oro quel che riluce
Bisogna comunque prestare attenzione a un fatto: instaurare rapporti personali più profondi rispetto a quelli in uso in Europa viene anche considerata una “ghiotta” opportunità per esercitare pressioni aggiuntive sul fornitore e ottenere così nuove concessioni, nel nome di un'amicizia ormai consolidata. A ridosso  della firma del contratto, per esempio durante una cena, potrebbe infatti capitare di essere presi in disparte e ricevere la richiesta di fare un ulteriore sforzo per abbassare il prezzo, o migliorare le condizioni di pagamento oppure, ancora, offrire una soluzione tecnica più avanzata a parità di condizioni economiche. Anche in questo caso, il migliore modo per affrontare una situazione del genere è di arrivare preparati.

Saper giocare le proprie carte
Bisogna essere consapevoli del fatto che, dopo le contrattazioni ufficiali in ufficio e alla presenza di un folto numero di responsabili, ci potrebbero essere un altro round di contrattazioni, questa volta più privato e non basato su elementi oggettivi come le caratteristiche tecniche del macchinario. Un incontro, per essere chiari, teso a ottenere una concessione ulteriore che fa semplicemente leva sulla volontà di avvantaggiarsi della relazione stretta che si è instaurata non tra due società, bensì tra due o più persone.
Il consiglio, in questo caso, è di ricordarsi di tenere sempre “un asso nella manica”: un piccolo sconto, un leggero miglioramento delle condizioni di vendita, un'estensione della garanzia sul prodotto oppure un certo numero di parti di ricambio forniti senza sovrapprezzo...
Un atteggiamento del genere consente anche di ricordare alla controparte cinese che la relazione instaurata tra le persone di un team deve essere basata sul principio di collaborazione. A questo punto è permesso ricordare al cliente tutte le concessioni già fatte e i costi già sostenuti, mettendo il proprio interlocutore davanti alla realtà che una relazione tra “vecchi amici” (i cinesi amano chiamare così i propri partner) richiede sforzi reciproci e non unilaterali.

Memorandum. Gli interventi di Alessandro Zaccarini, pubblicati su ItaliaImballaggio a partire da giugno 2013, possono essere consultati sul nostro sito www.dativoweb.net. Ne ricordiamo i titoli: “Pianeta Cina”, “L'interlocutore giusto”, “Fare e disfare... per arrivare (alla meta)”.